Fókuszálás – a 21. század csodafegyvere
Az sosem volt titok, hogy a megfelelő időgazdálkodással (vagy trendibb, angolosabb nevén időmenedzsmenttel) sokkal hatékonyabbá tehetjük vállalkozásunkat és munkanapunkat, de a mai, felgyorsult és figyelemzavaros világban ez különösen igaz.
Időgazdálkodás témakörében már írtunk egy blogcikket 2018-ban, de most járjuk körül az ehhez szorosan kapcsolódó összpontosítás témáját is!
Stephen Synes tréner és coach írja egy cikkében, hogy a fókuszálás mára igazi szuperképesség lett. A folyamatosan ránk ömlő tartalom, a felaprózott információmorzsák, amelyek bombáznak bennünket (mind a munkához kapcsolódóak, például az e-mailek; mind az elterelők, pl. az ismerősök üzenetei), a közösségi média és mobilalkalmazásaink állandóan felugró értesítései teljesen szét tudják szabdalni a napunkat, ha nem figyelünk oda tudatosan ennek elkerülésére. Ráadásul a sok audiovizuális, rövid inger miatt a figyelemküszöbünk is egyre csökken.
Egy ilyen környezetben különösen nehéz fókuszálni, összpontosítani az időigényesebb feladatokra. Pedig ha szellemi munkát végzünk, megtapasztalhatjuk, hogy egy igazán elmélyült, félórás-egyórás időszakaszban akár 4-5-ször annyi munkát el tudunk végezni, mint ha folyamatosan ugrálunk a feladataink között, és a figyelmünket több részre szakítjuk.
Fordítás elmélyülten
Akár használjuk a fenti blogcikkben említett pomodoro-módszert (25 perces intenzív, összpontosított munkaszakaszok és 5 perces pihenők váltogatva), akár nem, mindenképpen célszerű elkülöníteni egy olyan időszakot, lehetőleg délelőtt (éjszakai baglyok esetében ébredés után nem sokkal), amikor még kipihentek és frissek vagyunk. A kreatív energiák ilyenkor vannak a csúcson. Ne hagyjuk, hogy az apró-cseprő, fontosnak tűnő feladatok az utunkba álljanak vagy stresszeljenek.
Ha nem szeretjük tologatni a feladatokat, és túllennénk egy-két kisebb feladaton, akkor ezt tegyük meg 5-10 percben a nap elején, de utána mindenképpen mélyedjünk el a nagyobb feladatokban, és csak az előre meghatározott szünetek alkalmával nézzünk e-mailt, SMS-t és egyéb bejövő üzeneteket. Az azonnali választ és beavatkozást igénylő üzenetek nagy része úgyis csak illúzió. Ha félóránként, óránként tartunk szünetet, addig a nagy részük egészen biztosan tud várni. Pomodoro-szakasz vagy elmélyült munka során még a telefont sem tanácsos felvenni, a legtöbb esetben egy fél órán belüli visszahívás semmilyen kárt nem okoz.
Mit tegyünk az adminisztratív munkákkal?
Minden szabadúszó, de a fordítóirodai fordítók vagy projektmenedzserek életében is előfordulnak adminisztratív, kevésbé kreatív jellegű feladatok. Ezek egy része kétperces, így a kétperces szabály értelmében akár az elmélyült szakaszok közti szünetekben is elvégezhetjük őket, és célszerű mihamarabb túllenni rajtuk. De mi történik akkor, ha ezek hosszabbak, vagy nagyobb mennyiségben torlódnak fel?
Ilyen esetben célszerű ezekre is elkülöníteni egy elmélyült, fókuszált idősávot. Ha kreativitást nem is igényelnek, de egy kis figyelmetlenség, pl. egy fontos szám elgépelése nagy problémákat okozhat. Délután, amikor kreatív energiáink már csökkenőben vannak, szánjunk egy félórás-egyórás idősávot (igény szerint) az inkább adminisztratív, rutinszerű, de mégis odafigyelést igénylő feladatok elvégzésére. Azonban ne halogassuk ezt a szakaszt se, mert a „lezáratlan ciklusok” (elvégzetlen feladatok) fejben tartása rendkívül terhelő az agyunk számára.
Mi a megoldás akkor, ha sok különféle, kisebb és nagyobb feladatunk is van?
Természetesen az csak egy ideális világban létezhetne, hogy az embernek egyszerre csak egy sürgős feladata van, és mindig arra tud összpontosítani. A való életben nagyon nehéz mind a priorizálás, mind a zavaró tényezők kizárása.
Ősi módszer a teendőink leírása (ma már nem muszáj papírra, hiszen számos digitális tervezőalkalmazás vagy teendőlista áll rendelkezésünkre). Leírni a feladatainkat még akkor sem időpocsékolás, ha elvileg „fejben minden ott van”: amint leírjuk és összeszedjük őket, érezni fogjuk a megkönnyebbülést. Rendszerezzük őket sürgősség és fontosság szerint. Mindig végezzünk el pár rövid feladatot is a hosszabbak között, így azok lehúzása/törlése a listáról jó érzéssel fog eltölteni. Ha pedig már megvan az elvégzés sorrendje, próbáljunk a lehető legkevésbé eltérni az menetrendtől, nehogy elkapjon minket a „nem tudom tartani a tervet” érzés.
Záró gondolatok
Végezetül pedig: gyakoroljuk az összpontosítást! Ez egy tanulható készség, és bár mai világunk pont leszoktat róla, számos kutatás jelzi, hogy pont a fókuszált munka a leghatékonyabb, a multitasking pedig sok esetben zsákutca. Csökkentsük a figyelemelterelő behatások számát a környezetünkben: kapcsoljuk ki az értesítéseket a telefonon, álljunk ellen az értelmetlen webböngészés kísértésének, és megfigyelhetjük, hogy a nap végén sokkal több időnk lesz a szórakoztató, kikapcsoló dolgokra is.
A szabadúszó szakfordítók vagy fordítóirodai projektmenedzserek életében különösen sokrétű feladatok merülhetnek fel, melyeknek időigénye és figyelemigénye is nagyon változó. Reméljük, ezzel a cikkel hozzájárultunk a feladatok hatékonyabb rendszerezéséhez és elvégzéséhez. Ha pedig olvasóinknak további ötletei vannak a fentiekkel kapcsolatban, szívesen fogadjuk a megjegyzéseket mind weboldalunkon, mind Facebookon.
